Datenschutzhinweise für Mandanten


Gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung informieren wir Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Die Verantwortung für die rechtmäßige Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten tragen wir, die Notare
Dr. Michael El-Gayar
Dr. Christoph Schrenk
Königstraße 72, 90402 Nürnberg
Telefon: 0911 214676-0
Telefax: 0911 241726
E-mail: kontakt@notare-elgayar-schrenk.de

Dabei ist jeder von uns für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Sie können sich für alle Datenschutzbelange (insbesondere zur Ausübung Ihrer nachgenannten Rechte sowie bei Fragen und Beschwerden zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten) jederzeit an uns und/oder vertraulich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten sind
Datenschutzbeauftragter der Notare Dr. El-Gayar und Dr. Schrenk
Königstraße 72, 90402 Nürnberg
Telefon: 0911 214676-0
Telefax: 0911 241726
E-mail: kontakt@notare-elgayar-schrenk.de

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Die Kategorien Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten sind abhängig vom Umfang der für das konkrete notarielle Amtsgeschäft aufgrund der gesetzlichen Vorschriften bestehenden Verpflichtung des Notars zur Aufklärung des Sachverhalts.

Sog. besondere Kategorien von personenbezogenen Daten werden ausschließlich dann und insoweit verarbeitet, als dies aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses zulässig ist. Die Zulässigkeit ergibt sich aufgrund Art. 9 Abs. 2 lit. g) EU-Datenschutzgrundverordnung in Verbindung mit dem notariellen Berufs- und Verfahrensrecht; diese gesetzlichen Bestimmungen verpflichten den Notar bei bestimmten Arten notarieller Amtsgeschäfte bzw. in bestimmten Fällen zur Erhebung auch dieser personenbezogenen Daten.

In der Regel verarbeiten wir Ihre folgenden personenbezogenen Daten:

  • Daten zur Person, insbesondere Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall die Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, insbesondere postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • in bestimmten Fällen (z. B. bei Grundstücksgeschäften und Schenkungen): steuerliche Identifikationsnummer;
  • in bestimmten Fällen (z. B. bei Eheverträgen und letztwilligen Verfügungen): Daten zu familiärer Situation, zu Vermögenswerten, zu körperlicher und geistiger Verfassung (z. B. weil diese der Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen) oder andere sensible Daten;
  • in bestimmten Fällen (z. B. bei Kaufverträgen): Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten (z. B. Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten).

3. Sind Sie zur Bereitstellung Ihrer personenenbezogenen Daten verpflichtet?

Im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung notarieller Amtsgeschäfte sind Sie gesetzlich zur Bereitstellung personenenbezogener Daten verpflichtet. Werden die Daten nicht bereit gestellt, so kann dies dazu führen, dass wir den Auftrag zur Durchführung eines notariellen Amtsgeschäfts ablehnen müssen oder wir ein bereits laufendes notarielles Amtsgeschäft nicht ordnungemgemäß abwickeln können. Werden die benötigten Daten im Rahmen eines laufenden Amtsgeschäfts nicht im vorgeschriebenen Umfang bereit gestellt, so kann sich dadurch auch ein Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften ergeben.

4. Woher kommen Ihre Daten, die wir verarbeiten?

Die personenbezogene Daten, die wir verarbeiten, erhalten wir von Ihnen selbst oder von durch Sie beauftragte Dritte (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) oder aus öffentlichen Registern (z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregister).

5. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zur ordnungemäßen Vorbereitung und Durchführung notarieller Amtsgeschäfte (insbes. zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und zum Vollzug von Urkundsgeschäften, zur Vornahme von Beglaubigungen, zur Durchführung von Beratungen).

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt daher in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der nachgenannten, für uns geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, c, e bzw. f der EU-Datenschutzgrundverordnung in Verbindung mit Art. 4 Bayerisches Datenschutzgesetz in Verbindung mit den Regelungen des notariellen Berufs- und Verfahrensrechts (insbes. der Bundesnotarordnung, des Beurkundungsgesetzes, der Dienstordnung für Notarinnen und Notare, des Gerichts- und Notarkostengesetzes).

6. An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragte.

Ihre personenbezogenen Daten werden daher ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nur an Dritte weitergegeben, wenn dazu eine Verpflichtung durch Gesetz oder eine behördliche oder gerichtliche Anordnung besteht. Derartige Mitteilungspflichten bestehen insbesondere gegenüber Behörden und Gerichten (z. B. Finanzverwaltung, Grundbuchamt, Handels- und Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Zentrales Vorsorgeregister, Gemeinde).

Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Landesnotarkammer Bayern oder die Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7. Werden Ihre Daten in Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf Ihren besonderen Antrag oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

8. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle (einschließlich des gemeinsam damit geführten Kostenregisters), Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle sowie die in der Urkundensammlung des Notars befindlichen Urkunden (einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge): 100 Jahre
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich - für den Einzelfall oder generell für bestimmte Arten von Rechtsgeschäften (z. B. Verfügungen von Todes wegen) - eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c EU-Datenschutzgrundverordnung aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationspflichten (insbes. aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz, Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

9. Welche Rechte haben Sie?

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung haben Sie das Recht

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten verarbeiten, welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen;
  • fehlerhafte, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert sind, von uns berichtigen zu lassen bzw. einen unvollständigen Datensatz, der bei uns gespeichert ist, von uns ergänzen zu lassen;
  • die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 EU-Datenschutzgrundverordnung) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung geboten ist;
  • zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt (z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses) verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Ihren Widerspruch prüfen oder wenn wir ggf. Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 EU-Datenschutzgrundver­ordnung);
  • der Verarbeitung auch dann zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unsere öffentlichen Ämter ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mihilfe automatisierter Verfahren erfolgt, haben Sie ferner das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Dies schließt das Recht mit ein, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sofern dies technisch möglich ist, können Sie auch verlangen, dass die personenbezogenen Daten direkt an den anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Zur Ausübung Ihrer genannten Rechte sowie bei Fragen und Beschwerden zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit vertraulich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 1.) wenden.

Mit Beschwerden über die Datenverwendung durch uns können Sie sich auch an die Aufsichtsbehörde wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Postfach 22 12 19, 80502 München
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 - 2126720
Telefax: 089 - 21267250
E-mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.